Podem anar cap a una Administració més intel·ligent? En aquest treball de recerca s’apunten diverses pautes que permeten portar fins a la fase avançada de l’administració electrònica. Tot això gràcies a l’aplicació d’una metodologia innovadora, l’Administrative Process Study (APS), explicada a l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (UAB), que permet analitzar, de forma sistemàtica i detallada, els camps d’informació que conformen l’expedient associat a la prestació d’un servei, en tramitacions estandarditzades.
S’ha fet una anàlisi en profunditat de quatre procediments en tres administracions locals de mides semblants: Llagostera, Palamós i Sant Vicenç de Castellet. S’han escollit serveis que ofereixen totes les administracions locals d’una determinada grandària: la llicència urbanística de primera ocupació, la llicència d’activitats (comunicació ambiental), l’atorgament de subvencions directes a entitats i associacions, i la contractació d’un bé per procediment obert. Els casos escollits poden arribar a generar fins al 25% de la producció documental en aquestes administracions.
L’anàlisi comparativa s’ha desenvolupat aplicant la metodologia APS —àmpliament contrastada en administracions i empreses—, a partir de la confecció d’un diagrama d’estructura per cada procediment, el qual n’identifica els documents, les unitats de treball i els processos administratius. Així, aconseguim l’avantatge estratègic que comporta focalitzar la reenginyeria en la seqüència de documents del procediment i no en la successió de tasques o operacions per a materialitzar-los. Escollim treballar amb el docflow (flux de documents) en comptes del tradicional workflow (flux de treball), on habitualment es baixa fins a nivells de detall insostenibles, que tants problemes operatius ocasiona i que dificulta l’automatització i l’intercanvi de solucions.
Un cop contrastats els resultats dels procediments estudiats, es proposa per a cada producte o servei analitzat un model estàndard de gestió per a aquestes administracions que normalitza i simplifica els documents que en formen part i també estandarditza el contingut dels seus camps d’informació variables, alhora que dóna les indicacions perquè l’arxiu pugui fer la seva feina de custòdia, preservació i recuperació.
A manera de resum, per convergir vers l’e-Administració, cal considerar, entre altres, aquestes premisses:
a) Per poder informatitzar, primer cal simplificar. La simplificació dels processos administratius va més enllà del redisseny i la millora dels expedients o de les variables dels documents que intervenen en la confecció de l’expedient. El dret administratiu i la pràctica de la gestió dels processos ofereixen fórmules, tant jurídiques com d’operativitat, que s’han de tenir en compte en qualsevol procés de simplificació.
b) Hi ha una gran variabilitat en els continguts d’informació al llarg del temps. La perdurabilitat de les variables associades a referències en el decurs del temps és, de mitjana, d’un 42%, fet que comporta una volatilitat molt elevada en els continguts d’informació que contenen els documents (expedients analitzats amb un decalatge de 10 anys).
c) No són sostenibles tantes formes diferents de tramitar els mateixos serveis. Cal que les administracions d’ordre superior (consells comarcals, diputacions, Generalitat) s’impliquin a trobar models que permetin estandarditzar les tramitacions dels ens locals, siguin de la grandària que siguin. El treball de recerca que us presentem va en aquesta direcció.
Pere Guiu i Rius
Doctor enginyer industrial en organització, tècnic superior a la Diputació de Barcelona.
Professor de circuits administratius a l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents de la Universitat Autònoma de Barcelona
Aquest estudi és fruit d’una subvenció de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya destinada a elaborar treballs de recerca sobre Administració pública.