L’Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC) ha publicat el número 23 de la col·lecció Obres Digitals amb el títol Anàlisi funcional i aplicació pràctica dels requisits de la normativa ISO 30301:2011 en el sistema integrat de gestió de l’Ajuntament de Sant Cugat, de Francesc Giménez i Martín. Es tracta d’un treball final de la setena edició del Postgrau en gestió de documents electrònics organitzat per l’EAPC, l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents de la UAB i diversos agents i empreses del sector.

L’autor s’ha basat en l’experiència de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès, que impulsa des de 2011 una millora del sistema de gestió documental (SGD) amb l’aplicació dels requisits normatius de la ISO 30301:2011. Entre d’altres, Giménez constata com l’SGD és transversal i afecta, en major o menor mesura, totes les unitats administratives de l’Ajuntament.

L’objectiu de la publicació és esdevenir una guia per a futurs projectes similars en l’àmbit municipal, ja que l’experiència i el mètode teoricopràctic emprats a Sant Cugat poden ser aplicables a altres administracions públiques.

L’aplicació de la ISO 30301:2011 ha dotat la gestió documental de Sant Cugat dels elements necessaris per influir en l’estructura transversal del sistema i de l’organització. Giménez considera que “la gestió de processos busca la racionalització dels procediments per a la millora de l’eficàcia i l’eficiència administrativa, enfocada a donar un servei de qualitat a la ciutadania. Són sistemes complementaris, que cal integrar: peces d’un sol engranatge que fan possible que la maquinària de la informació no s’aturi i funcioni eficaçment i amb la racionalització més gran possible, per oferir un resultat òptim basat en criteris de qualitat”.

I hi afegeix: “perquè un sistema basat en processos tingui la robustesa suficient per garantir la perdurabilitat i la fiabilitat de la informació és clau l’adaptació de les polítiques de gestió documental, és necessària la implicació de les eines de gestió documental”.

D’altra banda, una de les conclusions del treball és que l’aparició de les normes ISO que regulen aspectes concrets de la gestió de documents (metadades, digitalització, preservació, etc.), juntament amb la proliferació de lleis estatals vinculades a l’administració digital, les lleis de transparència i les d’aplicació recent (Llei 39/2015 i Llei 40/2015), així com la mateixa modificació de la llei d’arxius i gestió de documents, configuren un context favorable per l’aplicació d’aquest SGD en un marc d’implementació de l’administració electrònica al municipi. Sense oblidar l’augment de la capacitat avaluadora.

El Postgrau en gestió de documents electrònics vol contribuir a l’assoliment d’una administració electrònica i d’unes organitzacions més àgils i transparents per tal d’organitzar, preservar i fer accessibles els documents i la informació en suport electrònic. El programa va adreçat a aquells professionals que han de liderar o participar en el desplegament de processos o projectes de gestió automatitzats. Actualment està en curs la vuitena edició del Postgrau.

Text complet: versió pdf | versió epub

Altres títols de la col·lecció Obres Digitals