L’Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC) ha publicat el número 34 de la col·lecció Obres Digitals, Guia d’acompanyament a la implantació del sistema de gestió documental electrònic. Es tracta del treball de fi de postgrau dels alumnes Anna Maria Busto (Ajuntament de Lliçà de Vall), Joan Carles Garcia (Ajuntament de Berga), Àlex Gombau (Consell Comarcal del Tarragonès) i Montserrat Hidalgo (Consorci Administració Oberta de Catalunya) en la tercera edició del Postgrau en Administració Electrònica i Govern Obert al Món Local (curs 2020-2021) de la Fundació Universitat de Girona.

L’estudi se centra en el sistema de gestió documental electrònic (SGDE) per facilitar la comprensió i la implantació de la gestió documental electrònica a les administracions públiques, especialment als ens locals. Els autors constaten que l’SGDE “representa els fonaments d’un edifici sobre els quals es desenvoluparan altres elements que aniran configurant el desplegament integral de l’Administració electrònica”.

La implantació d’un SGDE es fonamenta en la millora de l’eficiència dels processos organitzatius mitjançant l’adopció de criteris normalitzats i bones pràctiques. Proporciona una visió integral dels diferents àmbits de la gestió documental, afavoreix la conservació i la disponibilitat dels documents i estableix les eines o instruments necessaris per facilitar-ne la utilització.

Segons els autors, “hi ha un gran desconeixement de què és un SGDE i de què implica per a l’organització. I a la vegada, a la majoria dels ajuntaments s’han anat implantant serveis de l’Administració electrònica que donen compliment a les exigències normatives, però que no estan integrats sota el paraigua de l’SGDE”. A pareu seu, “els ajuntaments no saben per on ni com han de començar a fer una gestió integral de la documentació electrònica. Hi ha molta regulació que s’ha de complir, però no tenen ni recursos materials, ni humans, ni una base de coneixement específic en la matèria per poder-ho fer”.

Per respondre a aquesta situació, els alumnes del postgrau han redactat un instrument pràctic que explica en què consisteix un SGDE i facilita la seva implantació en el marc d’una administració pública. En concret, la guia s’estructura en cinc blocs: una base de coneixement amb explicacions i definicions, un qüestionari d’autoavaluació sobre l’estat d’implantació, un cronograma per comprovar el grau de desplegament del sistema, un compendi de solucions i bones pràctiques per respondre a mancances o impediments, i finalment es presenta un prototip disponible a Internet. Es tracta d’una aplicació informàtica de mercat, gratuïta, que permet l’autoavaluació i l’obtenció d’uns resultats. Aquesta eina facilita a l’Administració un informe amb percentatges que estableix en quin punt es troba respecte a la implantació de l’SGDE.

L’objectiu del treball és oferir una guia d’autoavaluació que permeti acompanyar les administracions públiques en el procés de canvi cap a una Administració electrònica més eficient. L’eina s’orienta tant a neòfits en la matèria que han d’assumir responsabilitats en aquest àmbit, com a experts en arxivística en el seu paper de coordinadors de gestió del sistema. Entre els reptes de futur identificats pels autors, destaca la importància de difondre activament entre els treballadors públics i els càrrecs de comandament la importància d’una bona implantació integral de l’SGDE en la millora dels serveis d’un ajuntament.

El Postgrau en Administració Electrònica i Govern Obert al Món Local és una iniciativa de la Fundació de la Universitat de Girona, juntament amb la Diputació de Girona i el Consorci Administració Oberta de Catalunya, en col·laboració amb l’EAPC. Pretén dotar els alumnes de coneixements avançats en administració digital, especialment en el món local; millorar la formació contínua del personal de l’Administració pública; facilitar l’adaptació als canvis normatius i tecnològics, així com dotar d’eines per a la reflexió i la gestió del canvi. A diferència d’altres formacions similars, aquest postgrau reforça els coneixements teòrics amb una forta presència de sessions pràctiques materialitzades a través d’experiències reals que tenen com a finalitat aportar una visió més àmplia de l’administració electrònica i el govern obert, que transcendeixi els continguts estrictament teòrics.

Text complet: versió pdf / versió epub

Altres títols de la col·lecció Obres Digitals